Un sistem de tip ERP (Enterprise Resource Planning), este destinat managementului integrat al tuturor proceselor și operațiunilor dintr-o companie în cadrul unei platforme informatice unice.
Aplicațiile ERP se remarcă prin capacitatea de a reuni oameni, know-how, componente de software și hardware, pe care le face disponibile întregii organizații, astfel contribuind la atingerea obiectivelor propuse și generale ale companiei.
Un sistem de tip ERP este alcatuit din module specifice, destinate diferitelor domenii funcționale ale companiei, precum vînzări, achiziții, producție, financiar, contabilitate și altele, cu mențiunea ca acestea sunt complet integrate și accesează o bază de date comună.
Cum funcționează un sistem ERP?
Datele reprezintă unitatea de măsura principală a unui sistem ERP, iar baza de date este depozitul central în care acestea sunt stocate și organizate. Legătura dintre baza de date și funcționalitățile pe care le îndeplinește sistemul ERP este realizată prin intermediul aplicației ERP. Aceasta este responsabilă cu activitățile de culegere, validare, prelucrare, transfer sau export al datelor, activități pe care le realizează prin intermediul interfeței. Sistemul ERP poate realiza culegerea datelor prin diferite metode, precum:
- Introducerea de către operatori: de la tastatură sau în mod direct – prin scanarea codurilor de bare, de exemplu
- Importul din alte baze de date
- Transferul cu ajutorul tehnologiei EDI (Electronic Data Interchange)
Prin urmare, rolul aplicației ERP este de a face legătura între baza de date și utilizator, prin intermediul interfeței pe care o pune la dispoziție.
Componentele unui sistem de tip ERP
Sistemul ERP este alcătuit din diferite module, destinate gestionării activitățiilor companiei:
- Administrare – pentru definirea nivelelor de acces la informație, personalizarea documentelor sau setarea actiunilor de back-up;
- Controlling – permite planificarea parametrilor financiari ai companiei: stabilirea și urmărirea bugetelor de venituri și cheltuieli;
- Contabilitate – destinat automatizării operațiunilor de contabilitate generale și obținerii situațiilor financiare contabile, aferente standardelor europene;
- Trezorerie – permite urmărirea tuturor operațiunilor financiare și structurarea logică a acestora;
- Mijloace Fixe – destinat urmăririi în detaliu a operațiunilor desfășurate asupra mijloacelor fixe pe întreaga durată de funcționare a acestora;
- Prețuri – pentru gestionarea intuitivă și eficientă a prețurilor de achiziție și de vânzare;
- Vânzări – pentru organizarea și urmărirea activității de vânzare precum și procesarea documentelor specific;
- Aprovizionare – destinat gestionării activitatii de aprovizionare;
- Producție – pentru gestionarea rețetelor de producție, a bonurilor de intrare sau de consum, wizard-uri de generare automată a documentelor, obținerea de rapoarte de stoc etc;
- Stocuri – destinat gestionării în timp real a stocurilor și urmăririi caracteristicilor acestora;
- Logistică – pentru planificarea resurselor de infrastructură, în vederea utilizării lor în mod optim;
- Nomenclatoare – conține informații despre clienți, produse, gestiuni, locații, personal etc. și permite definirea informațiilor companiei și maparea fluxurilor de lucru;
- Personal – definirea angajaților și urmărirea operațiunilor cu aceștia;
- Rapoarte – generarea de rapoarte diverse pentru fiecare departament sau componentă a companiei.
Avantaje ale implementării unui sistem ERP
- Gestionarea integrată a tuturor componentelor afacerii, prin accesul la o baza de date comună;.
- Oferă un mod de lucru online, care facilitează comunicarea între oameni, departamente și puncte de lucru;
- Automatizarea și standardizarea procesele operaționale, eliminarea operațiunilor manuale ducând la creșterea productivității;
- Îmbunătățirea procesului de achiziție, prin posibilitatea de dimensionare a achizițiilor în funcție de activitatea de vânzare;
- Creșterea calității serviciilor oferite clienților prin transparență informațiilor referitoare la produse, stocuri, prețuri;
- Scăderea timpului de livrare a comenzilor, datorită transferului mai rapid de informații între departamente;
- Îmbunătățirea cash-flow-ului prin implementarea de politici comerciale coerente.
